当社『台帳』の電子申請データ一覧は、e-Govサーバーの状況を反映しています。
しかしながら、月末月初などの電子申請件数が増加する時期や、e-Govメンテナンスの影響でトークン情報が失効になる場合など様々な影響により、電子申請した手続きの状況がただちに変わらないことが見受けられます。
上記のような場合の対処方法についてご案内します。
※6/14追記:
年度更新の電子申請件数が増加し、e-Govサーバーへのアクセスも集中していることにより、電子申請した手続きの進捗が通常期より時間がかかっている傾向が見受けられます。
「個別更新」の操作をおこなっても状況に変化がない場合は、e-Govサーバーの状況が進んでいないため、時間をあけてから再度「個別更新」をお試しください。
目次
・状況が変わらない原因
・状況が変わらない場合の一次対応
・「トークンの有効期限が切れています。」と表示される
・「更新できませんでした。」と表示される
状況が変わらない原因
e-Govサーバーへのアクセス集中や電子申請件数の増加などを含め、以下のようなことが原因として考えられます。
①繁忙期など電子申請件数の増加による影響
電子申請案件の進捗状況は、電子申請利用者が扱う申請データ件数や時期により大幅に変動します。
月末~月初、得喪繁忙期(例年3月末~4月上旬にかけて)、また年度更新や算定の時期など、e-Govで取り扱う電子申請件数が大幅に増えると、電子申請手続きの進捗が通常期より時間がかかる傾向が見受けられます。
提出先行政機関に確認した際、すでに処理が完了しており、「公文書は発行している」状態であっても、その情報がe-Govサーバーにはリアルタイムに反映されていない場合は、『台帳』上でも公文書の確認はできません。
②e-Govメンテナンスの影響
e-Govのシステムメンテナンスがおこなわれている際には、一時的な通信断の発生や申請到達などのステータス更新の遅延が発生することがあります。
➂トークンの有効期限が切れている
e-Govサーバーの状況を『台帳』の電子申請データ一覧へ反映する際には、電子申請時に利用したトークン情報が必要です。トークンの有効期限が切れている場合は、e-Govサーバーの状況を反映できません。
※上記②のe-Govメンテナンスの影響により、状況更新時に必要なトークン情報が失効になることもあります。
④電子申請時と異なるe-Govアカウントでトークン取得している
上記➂に記載しているように、状況を反映するには電子申請時のトークン情報が必要です。電子申請時と異なるe-Govアカウントによりトークン取得している状態では、トークン情報が一致しないため状況を反映できません。
状況が変わらない場合の一次対応
該当の案件のみを優先的に更新する「個別更新」機能をお試しください。
「個別更新」が有効な事例
- 状況が「送信待機」から「送信済み」に変わらない
- 状況が「到達」から「審査中」に変わらない
- 状況が「審査中」から「審査終了」に変わらない
- 状況が「審査終了」から「手続終了」に変わらない
- 「公文書」や「コメント」をクリックした際に「データがありません」と表示される
操作手順
- 電子申請データ一覧を開き、更新したい手続きの画面右側にある「詳細」をクリックします。
- 「詳細」フォームの右側にある「更新」をクリックします。
状況に変化がない場合は、2~3回連続でクリックすることで更新される場合があります。
手順2の操作をおこなっても状況に変化がない場合は、e-Govサーバーの状況が進んでいないため、時間をあけてから再度「個別更新」をお試しください。
状況が「審査終了」から「手続終了」に変わらない場合は、一度「詳細」フォーム内の公文書の「表示」「フォルダ」「保存」のいずれかをクリックしてから改めて「個別更新」をお試しください。
なお、「更新」をクリックした際に、「トークンの有効期限が切れています。」もしくは「更新できませんでした。」とメッセージが表示される場合があります。
その場合の対処方法は、それぞれ下記『「トークンの有効期限が切れています。」と表示される』『「更新できませんでした。」と表示される』の内容をご確認ください。
「トークンの有効期限が切れています。」と表示される
e-Govメンテナンスや通信遮断などの影響でトークンが失効している状態です。
「トークン取得」からトークンを取得後に改めて「個別更新」をおこなってください。
トークンの取得方法
- 「トークン取得」をクリックしてe-Govアカウントログイン画面を開きます。
- 『台帳』用のe-Govアカウントのメールアドレスとパスワードを入力してログインしてトークンを取得してください。
※ブラウザの自動保存機能により、e-Govアカウントログイン画面に、e-Govアカウント(メールアドレス・パスワード)が自動的に表示される可能性があります。ログインする際は、『台帳』用の-Govアカウントが表示されていることを確認のうえ、ログインをお願いします。
電子申請データ送信時とは異なるe-Govアカウントでログインしてトークン取得をした場合は、「個別更新」をしても「更新できませんでした。」とメッセージが表示され、状況更新ができません。ログインする際には十分ご注意ください。
「更新できませんでした。」と表示される
e-Govへのアクセスが集中している場合や、電子申請データ送信時と個別更新時のトークン情報が、同じe-Govアカウントのトークン情報ではない場合に「更新できませんでした。」と表示されます。
e-Govへのアクセス集中が原因の場合
時間をおいてから改めて「個別更新」をお試しください。
時間をおいて何度か試していただいても「更新できませんでした。」と表示される場合は、トークン情報の違いが原因であると考えられます。
下記「電子申請データ送信時と個別更新時のトークン情報が異なることが原因の場合」をご覧ください。
電子申請データ送信時と個別更新時のトークン情報が異なることが原因の場合
再度「トークン取得」から電子申請データ送信時と同じe-Govアカウントでログインし、トークンを取得し直すことで「個別更新」が可能になります。
※『台帳』では、どのe-Govアカウント(メールアドレス・パスワード)でログインされているか、その履歴を含めて確認することはできません。どのe-Govアカウントでログインしていたかは、事務所内でご確認ください。
引き続き「更新できませんでした。」の表示が出る場合は、電子申請データ送信時のe-Govアカウントでログインしていない状態です。
電子申請の操作をされている方がお心あたりがない場合でも、『台帳』を操作している他の方が意図せず別のe-Govアカウントでログインしている事例が多数見受けられます。
電子申請データ送信時とは異なるe-Govアカウントでログインしてトークン取得をしている場合は、状況が更新されないため、e-Govアカウントの管理は徹底していただき、必ず『台帳』用の1つのアカウントで運用していただくようお願いします。