【動画解説】前年度の保存データの編集方法 – 台帳サポートサイト - 株式会社セルズ

Q.お問い合わせ内容

年次更新した前年度の保存データを編集して修正することはできますか。
また、保存データの「編集」と「復元」の違いを教えてください。

A.回答

前年度の保存データを修正するには、「編集」と「復元」の2通りの方法があります。

「編集」と「復元」の違いについて

『台帳』では年度ごとに事業所ファイルを作成しております。
1つの事業所ファイルにつき今年度の給与データと前年度の給与データを持っています。
処理年度2024年度の事業所ファイルには今年度(2024年)の給与データ①と前年度(2023年)の給与データ②が保存されています。

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処理年度2023年度の事業所ファイルには今年度(2023年度)の給与データ③が保存されています。

0314前年データの編集7.jpg

年次更新をすることで、上記のように年度単位の給与データは③の過去年の事業所ファイルと、②の現在年の事業所ファイルから見た前年度の2か所に存在します。
「編集」作業では②と③のデータを一度に修正することができます。
ただし、「編集」作業では以下の点にご注意ください。

1名ずつのフォームでの修正となる
編集できる内容は「前年度の給与データ」および前年度の「労保雇保区分」のみ
個人情報の追加や削除はできない

「復元」作業では③のデータを修正することができます。
②のデータは一緒に修正されないため、年度をまたぐ月額変更届や離職票の作成に給与データを利用する場合は、別途②のデータの修正が必要です(こちらの手順5の操作です)。
以下のような場合は「復元」での修正作業がおすすめです。

前年度の労保雇保区分以外の個人情報を修正したい
前年度の給与データについて、複数人/複数月をシート入力でまとめて修正したい
個人情報に登録がない人を追加して給与データも入力したい
前年度の一括有期工事データを入力したい

前年度の保存データの「復元」方法についてはこちらをご確認ください。

※年度更新では③の給与データを参照しています。年度をまたぐ月額変更届や離職票では②のデータを参照しています。

前年度の保存データの「編集」方法

事業所ファイルの「保存データ」をクリックし、前年度データを選択して「編集」をクリックします。
※「編集」は前年および同一の事業所ファイル名のみ可能です。
編集したい従業員を選択します。フォームの右側には前年度の給与データおよび前年度の労保雇保区分が表示されます。
編集したい給与データおよび労保雇保区分を修正して「更新」をクリックします。

なお、前年度の給与データには登録があり、個人情報には登録がない場合(アルバイト等)、「更新」をクリックしたタイミングで下記のようなメッセージが表示されます。「編集」操作で変更可能な箇所は③の前年度給与データの労保雇保区分および給与金額のみとなり、②の前年度データには反映されないため、「復元」による修正と同様に、今年度の事業所ファイルからの修正が必要となりますのでご了承ください。
「編集」欄に〇がつき、修正した内容に変更されていることを確認します。
給与データや労保雇保区分を修正したい従業員が複数名いる場合は手順2～手順4を繰り返します。全員分の修正が終わったらフォーム右上の「×」で閉じ、メッセージは「はい」で進めます。
今年度の事業所ファイルに戻ります。「給与データ」をクリックして前年度に切り替え、修正内容が反映されていることを確認します。
※ただし、労保雇保区分の変更内容は、保存データにのみ適用されています。
※前年度で台帳NOがない編集対象者は、今年度の前年データには適用されません。