就業規則(変更)届は『台帳』から電子申請できるようになりました。
では、『台帳』から電子申請をおこなっていますか？
- 年に数回だから、紙で提出しても手間ではない
- 今までのやり方に不満を感じていない
- 捺印済みの就業規則がその他の業務に必要だから、紙が安心
このように考える方も多いのではないでしょうか。
今までの業務フローを変えることに不安があるという方必見！
『台帳』から就業規則(変更)届を電子申請した場合、業務フローはどう変わるのか。
また便利ポイントや注意点についてもご紹介します。
『台帳』から就業規則(変更)届を電子申請した場合の流れ
事前準備～電子申請送信まで
※事前準備は紙・電子申請どちらでも変わりはありません
①依頼内容のヒアリング
②就業規則の変更案を作成し、顧問先に内容の確認をお願いする
③意見書を記載してもらう
②の就業規則は『台帳』からWord形式で作成することができます。
処理ファイル「就業規則etc」は、厚生労働のホームページで公開されているものと中身は同じですが、変更箇所にコメントが表示されるため、顧問先主体で急ぎ作成したい場合などに便利です。
■Word形式の就業規則編集画面
変更の必要なところはコメントが入っており、変更箇所が明確になっています。
こちらの画面左上の「ファイル」より「名前をつけて保存」でデスクトップ等に保存していただけば、電子申請の際に添付することができます。
『台帳』より就業規則(変更)届を電子申請します。
事業場単位による届出・本社一括届出どちらも電子申請可能です。
操作方法は「就業規則(変更)届操作マニュアル」をご確認ください。
就業規則(変更)届の電子申請では、令和3年4月1日から電子署名・電子証明書が不要となりました。そのため社会保険労務士などが提出代行をおこなう場合は、提出代行証明書(社会保険労務士証票のコピーを貼付したもの)をPDF形式などで添付する必要があります。
社会保険労務士証票が貼っていないものだとエラーになってしまうので、提出を急ぐ場合はその点ご留意ください。
詳細は「こちら」をご確認ください。
本社と各事業場の内容が同一であれば、本社管轄の労働基準監督署に対して一括で申請することができます。
その場合も就業規則は1つだけで、PDFやWord形式で準備しておけば添付が可能です。
就業規則の分量が多い場合やペーパーレス化したい場合、印刷する必要がなく便利です。
また、郵送であれば原本及び控え・返信用の切手及び封筒等必要書類が必要ですが、電子申請であれば送付が必要なく申請の手間やコストを削減できます。
電子申請後の処理
公文書は電子データで受け取り、就業規則(変更)届の公文書が発行され、受付印も押してもらえます。
※公文書イメージ画像
ただし、就業規則本体や意見書に受付印がない場合があります。
※電子申請に限らず、提出先によって紙で提出する場合でも同様の事例はあるようです。
就業規則本体や意見書にも受付印が必要であれば、コメントに記載するなどひと手間加えていただく必要があります。
そういう時に役に立つ機能が「One shot PDF」です！
電子申請時に提出先への伝達事項をPDFにして簡単に添付することができます。
詳細は「こちら」をご確認ください。
電子データで受け取った就業規則(変更)届の公文書は、顧問先へデータで送信することができます。公文書を顧問先にメールや紙で渡す代わりにデータで送信することで、電子申請から公文書取得・送信・管理までをワンストップに！
公文書をアップロードする方法は「公文書アップロード操作マニュアル」をご確認ください。