更新日：2025年7月10日
外国人のフルネームが長く、文字数超過で電子申請できない場合の対処法について解説します。
電子申請における氏名の上限文字数について
電子申請の方法は「様式記入」と「CSV方式」の2パターンがあります。
氏名の上限文字数はそれぞれで異なりますのでご注意ください。
■様式記入の場合
様式記入の電子申請データについては手続きごとに氏名上限文字数が異なります。
各マニュアルをご確認ください。
■CSV方式の場合
e-Gov電子申請のルールとして、以下が決まっています。
- 姓と名の間に1つだけスペースを入れること
- 氏名は規定文字数(全角12文字)以内で登録すること
文字数が多い場合や、スペースが多く含まれる場合、被保険者氏名の「(漢字)」欄で半角を使用している場合にエラーとなります。
詳細は「賞与支払届をはじめ、ミドルネームがある外国人の電子申請の方法」をご参照ください。
ミドルネームを含む外国人名の登録方法
上記仕様をふまえ、以下のように、規定の文字数に収めるようにしてください。
- ミドルネームを省略して登録する
-
「氏」または「名」のどちらかにミドルネームをつなげて登録する
※スペースは2つ以上いれない
詳細は「外国人の個人情報の登録方法」をご参照ください。
【参考】行政への提出方法
資格取得時の届出により、賞与支払届や月額変更届などは健保Noがあれば被保険者を特定できるため、
ミドルネームを省略しても申請を受理されることが多いようです。
また、外国人登録証や手書きのメモでフルネームを示した画像ファイルを添付すれば、正式名で処理してくれる行政もあるようです。
※画像ファイルの添付方法
『台帳』の「One shot PDF」機能を使うと、電子申請データ作成時に添付資料として補うべき情報を簡単にPDFファイルに変換し、電子申請データに添付することが可能です。
One shot PDFの利用方法は「【電子申請「One shot PDF」機能】電子申請時に提出先への伝達事項をPDFにして簡単に添付可能」からご確認ください。
しかしながら、ミドルネームを省略しての申請の可否について
当社では判断できかねるため、管轄の行政へお問い合わせのうえ、ご確認ください。