更新日:2025年1月6日
事業所マイページから送信されたファイルやデータを確認する機能である、
「ファイル管理」と「連絡データ管理」の保管期間とファイルの保存方法を解説いたします。
目次 |
・保管期間 |
保管期間
「ファイル管理」の場合
保護区分が「未」となっている場合、保管期間は送信日時から30日間です。
30日を過ぎると、「ファイル管理」の一覧からデータとファイルが削除されます。
「連絡データ管理」の場合
保管期間は送信日時から180日間です。
ただし、連絡データに添付されたファイルの保管期間は30日間です。
30日を過ぎると「連絡データ管理」から添付ファイルが削除され、180日を過ぎると一覧から連絡データが削除されます。
保管が必要なファイルは、次の手順にそってファイルの保存をおこなってください。
「ファイル管理」のファイルを保存する方法
1.「ファイル管理」から対象データをダブルクリック
Excelリボンメニュー「Cellsドライブ」>「ファイル管理」>ファイル管理画面の対象データをダブルクリックします。
2.ファイル詳細画面の「保存」をクリック
3.保存先を選択して「保存」をクリック
パソコンに保存するか、個人ボックスに保存するかを選択できます。
個人ボックスに保存すると保護区分が「済」になり、保存したファイルは無期限で保管されます。
パソコンに保存する場合
「パソコンに保存する」にチェックを入れ、「参照」から参照先を選択して「保存」をクリックします。
個人ボックスに保存する場合
「個人情報(通常)に保存する」または「個人情報(機密)に保存する」にチェックを入れ、
紐づけておきたい氏名をプルダウンから選択して「保存」をクリックします。
- 「個人情報(通常)に保存する」・・・閲覧制限はありません。
- 「個人情報(機密)に保存する」・・・機密データ取扱権限が付与されている従業員アカウントを保有している場合のみ閲覧できます。
従業員アカウントの機密データ取扱権限については、
「Cellsドライブマイページ操作マニュアル」をご参照ください。
「連絡データ管理」のファイルを保存する方法
1.「連絡データ管理」から対象データをダブルクリック
Excelリボンメニュー「Cellsドライブ」>「連絡データ管理」>連絡管理画面の対象データをダブルクリックします。
2.事業所マイページからの入社連絡画面で「保存」をクリック
「保存」時に「添付ファイルを個人BOXで保管」にチェックが入っていることを確認してください。
ファイルは「個人ボックス」へ保存され、保存先を選択することはできません。
「個人ボックス」の確認方法
1.事業所ファイルの「個人情報」をクリック
2.「個人ボックス」をクリック
「個人ボックス」をクリックし、「一度、事業所ファイルを保存します。よろしいですか。」のメッセージは「OK」で進みます。
3.対象者をプルダウンから選択し、該当のデータをダブルクリック
4.ファイル情報詳細画面で「プレビュー」をクリック
「プレビュー」をクリックすると保存されたファイルが表示されます。