従業員情報を事業所ごとにまとめて登録する方法

このページでは、個人情報を事業所ごとにまとめて登録する方法についてご案内します。
登録方法は他ソフトから出力したCSVファイルを取り込む方法と、Excel形式のデータをコピー＆ペーストで登録する方法の2通りあります。
従業員数が多い事業所の登録などにご活用ください。

目次

・他ソフトから出力したCSVファイルを取り込む方法

・Excel形式のデータをコピー＆ペーストで登録する方法

・チェック対象項目の詳細

他ソフトから出力したCSVファイルを取り込む方法

他ソフトから出力した従業員や扶養家族情報のCSVデータを、以下の手順で台帳の個人情報に取り込むことが可能です。
操作の前に、他ソフトから出力したCSVファイルをパソコンに保管してください。

CSVファイルを取り込む前に
CSVファイルを取り込む前に、以下の点についてご確認をお願いします。

1. 従業員のデータと被扶養者のデータが1つのCSVファイルにまとまっているか
   2つのファイルに分かれている場合、被扶養者のデータを取り込むことはできません。
2. ファイルの形式が「.CSV(コンマ区切り)」となっているか
3. 一番左上のセルからデータ登録があるか
4. 1行目に項目名、2行目以降に各従業員のデータを表示する形式となっているか
5. 報酬月額をはじめとした金額の表示に桁区切り「,(カンマ)」が使用されていないか
   (例)報酬月額が30万円の場合　〇：300000　×：300,000
6. 以下の項目はハイフンがある所定の形式で登録されているか

台帳への取込手順

1. 台帳を起動し、個人情報を取り込みたい事業所ファイルを開きます。
    
2. 「個人情報」をクリックして開き、「ツール」をクリックします。
   
   
    
3. 個人情報ツール画面の「データ取込」タブを選択し、「データ取込」をクリックします。
   
   
    
4. 「①CSV取込」をクリックします。開いた画面上部の「参照」をクリックし、パソコンに保管したCSVファイルを選択して「開く」をクリックします。
   
   
    
5. 左側にCSVファイルに登録された項目名一覧、右側に台帳「基本情報タブ」の個人情報項目(※)が表示されます。
   左側の一覧から台帳に登録したい項目名を選択し、ドラッグ&ドロップで右側の項目名に紐づけます。
   一度紐づけたデータは右側の項目名を選択して「Delete」キーを押すと削除できます。
   ※台帳の個人情報項目の登録内容については、こちらのページをご確認ください。
   
   
    
6. 「扶養家族タブ」、「社会・雇用保険関係タブ」もドラッグ&ドロップで項目を紐づけます。
   
   
    
7. 紐づけが完了したら、画面右上の「データ取込」をクリックします。
   「確認して適用してください。」とメッセージが表示されたら、「OK」をクリックして閉じます。
   
   
    
8. 個人情報取込シートに取込内容が表示されるので、確認します。
   住所や氏名に環境依存文字やローマ数字などの電子申請に使用できない文字が含まれている場合は、適宜シートで直接修正します。
   
   
    
9. 「②変換とチェック」をクリックします。確認のメッセージは「OK」をクリックします。
   なお、取り込む人数の多さなどにより、チェックに時間がかかる場合があります。
   
   
    
10. 形式どおりの入力でない場合、一部自動変換され、修正が必要な場合はセルが黄色で表示されます。
    チェック内容は「チェック対象項目の詳細」の章をご参照ください。
    
    
     
11. 「③個人情報と給与データ登録」をクリックします。
    確認のメッセージは「OK」で進み、台帳の個人情報へデータを登録します。
    
    
     
12. 事業所ファイル画面から「個人情報」をクリックし、登録内容を確認します。
    なお、給与データ画面にも個人情報が反映されます。
    ※既存の給与データと台帳Noの重複が懸念される場合は、登録処理はおこなわれません。
    
    ■個人情報画面
    
    
    ■給与データ画面
    

Excel形式のデータをコピー＆ペーストで登録する方法

台帳では、CSV取込のほか、Excel形式で出力されたデータを個人情報取込シートにコピー&ペーストで貼り付けて登録することができます。

取り込み作業をおこなう前に

以下の項目について、ハイフンがある所定の形式で登録されているか取り込み元のExcelファイルをご確認ください。

台帳への取込手順

1. 台帳を起動し、個人情報を取り込みたい事業所ファイルを開きます。
    
2. 「個人情報」をクリックして開き、「ツール」をクリックします。
   
   
    
3. 個人情報ツール画面の「データ取込」タブを選択し、「データ取込」をクリックします。
   
   
    
4. 個人情報取込画面が表示されるので、Excelファイルから各項目のデータをコピー&ペーストで登録します(※)。
   なお、貼り付けをする際は必ず「値として貼り付け」します。
   ※取り込み元Excelファイルと個人情報取込画面の項目について並びが異なる場合は、1列ずつコピー&ペーストをおこなってください。
   
   
    
5. 登録内容を確認します。
   住所や氏名に環境依存文字やローマ数字などの電子申請に使用できない文字が含まれている場合は、適宜シートで直接修正します。
   
   
    
6. 「②変換とチェック」をクリックします。
   確認のメッセージは「OK」をクリックします。
   
   
    
7. 形式どおりの入力でない場合、一部自動変換され、修正が必要な場合はセルが黄色で表示されます。
   チェック内容は「チェック対象項目の詳細」の章をご参照ください。
   
   
    
8. 「③個人情報と給与データ登録」をクリックします。
   確認のメッセージは「OK」で進み、台帳の個人情報へデータを登録します。
   
   
    
9. 事業所ファイル画面から「個人情報」をクリックし、登録内容を確認します。
   なお、給与データ画面にも個人情報が反映されます。
   ※既存の給与データと台帳Noの重複が懸念される場合は、登録処理はおこなわれません。
   
   ■個人情報画面
    
   
   ■給与データ画面
   

チェック対象項目の詳細

「②変換とチェック」では、以下の項目のチェックをおこないます。
一部自動変換されますが、修正が必要な場合は、該当のセルを黄色で表示します。

台帳初期設定ガイド　目次

Step1 台帳を導入するにあたって(導入前～台帳が手元に届くまで)

1.台帳が利用できるパソコン環境について

2.台帳を複数人で共有したり、自宅や外出先で利用したい場合

3.台帳から電子申請可能な手続き

4.台帳導入準備～電子申請実践までの流れ

Step2 初期設定をおこなう(台帳がインストール可能になったら)

5.台帳購入時のご案内書類と契約内容の確認について

6.台帳のインストール方法

7.台帳の初期設定方法

8.台帳で電子申請をするために必要な設定について

Step3 会社や従業員情報を登録する(初期設定が完了したら)

9.事業所ファイルの作成方法

10.会社情報の登録方法

11.従業員情報の登録方法

12.従業員情報を事業所ごとにまとめて登録する方法

13.マイナンバーの登録方法

14.賃金データの管理方法

15.マニュアル等の確認とサポートセンターへのお問い合わせ方法

Step4 台帳で電子申請をおこなう(会社情報などの登録が完了したら)

16.台帳から電子申請をおこなう方法

17.電子申請の進捗を確認し、公文書を取得する方法