従業員情報を事業所ごとにまとめて登録する方法 – 台帳サポートサイト - 株式会社セルズ

このページでは、個人情報を事業所ごとにまとめて登録する方法についてご案内します。登録方法は他ソフトから出力したCSVファイルを取り込む方法と、Excel形式のデータをコピー＆ペーストで登録する方法の2通りあります。従業員数が多い事業所の登録などにご活用ください。

他ソフトから出力したCSVファイルを取り込む方法

他ソフトから出力した従業員や扶養家族情報のCSVデータを、以下の手順で台帳の個人情報に取り込むことが可能です。操作の前に、他ソフトから出力したCSVファイルをパソコンに保管してください。

CSVファイルを取り込む前に
CSVファイルを取り込む前に、以下の点についてご確認をお願いします。

従業員のデータと被扶養者のデータが1つのCSVファイルにまとまっているか
2つのファイルに分かれている場合、被扶養者のデータを取り込むことはできません。
ファイルの形式が「.CSV(コンマ区切り)」となっているか
一番左上のセルからデータ登録があるか
1行目に項目名、2行目以降に各従業員のデータを表示する形式となっているか
報酬月額をはじめとした金額の表示に桁区切り「,(カンマ)」が使用されていないか
(例)報酬月額が30万円の場合　〇：300000　×：300,000

以下の項目はハイフンがある所定の形式で登録されているか

項目	所定の形式(例)
郵便番号	○○○-○○○○　(例)123-4567
電話番号	○○○-○○○-○○○○ (例)123-456-7890
基礎年金番号	○○○○-○○○○○○ (例)1111-111111
雇用保険番号	○○○○-○○○○○○-○ (例)1111-111111-1

台帳への取込手順

台帳を起動し、個人情報を取り込みたい事業所ファイルを開きます。
「個人情報」をクリックして開き、「ツール」をクリックします。
個人情報ツール画面の「データ取込」タブを選択し、「データ取込」をクリックします。
「①CSV取込」をクリックします。開いた画面上部の「参照」をクリックし、パソコンに保管したCSVファイルを選択して「開く」をクリックします。
左側にCSVファイルに登録された項目名一覧、右側に台帳「基本情報タブ」の個人情報項目(※)が表示されます。左側の一覧から台帳に登録したい項目名を選択し、ドラッグ&ドロップで右側の項目名に紐づけます。一度紐づけたデータは右側の項目名を選択して「Delete」キーを押すと削除できます。
※台帳の個人情報項目の登録内容については、こちらのページをご確認ください。
「扶養家族タブ」、「社会・雇用保険関係タブ」もドラッグ&ドロップで項目を紐づけます。
紐づけが完了したら、画面右上の「データ取込」をクリックします。「確認して適用してください。」とメッセージが表示されたら、「OK」をクリックして閉じます。
個人情報取込シートに取込内容が表示されるので、確認します。住所や氏名に環境依存文字やローマ数字などの電子申請に使用できない文字が含まれている場合は、適宜シートで直接修正します。
「②チェック」をクリックします。確認のメッセージは「OK」をクリックします。なお、取り込む人数の多さなどにより、チェックに時間がかかる場合があります。
「③個人情報」をクリックし、確認のメッセージは「OK」で進み、台帳の個人情報へデータを登録します。
事業所ファイル画面から「個人情報」をクリックし、登録内容を確認します。70歳以上被用者の設定など、取り込み対象となっていない項目を適宜入力していきます。なお、個人情報を複数人まとめて編集したい場合は、こちらのページをご確認ください。
給与データ画面にも取り込みをおこなった個人情報を登録しておきます。事業所ファイル画面の「給与データ」をクリックします。
給与データに全く登録がない状態で「ツール」をクリックすると、「給与データに～個人情報のデータをすべて登録しますか？」とメッセージ(※)が表示されるので、「OK」をクリックして取り込みます。
※メッセージが表示されない場合は、こちらのページに記載されている手順で登録をお願いします。

Excel形式のデータをコピー＆ペーストで登録する方法

台帳では、CSV取込のほか、Excel形式で出力されたデータを個人情報取込シートにコピー&ペーストで貼り付けて登録することができます。

取り込み作業をおこなう前に

以下の項目について、ハイフンがある所定の形式で登録されているか取り込み元のExcelファイルをご確認ください。

項目	所定の形式(例)
郵便番号	○○○-○○○○　(例)123-4567
電話番号	○○○-○○○-○○○○ (例)123-456-7890
基礎年金番号	○○○○-○○○○○○ (例)1111-111111
雇用保険番号	○○○○-○○○○○○-○ (例)1111-111111-1

台帳への取込手順

台帳を起動し、個人情報を取り込みたい事業所ファイルを開きます。
「個人情報」をクリックして開き、「ツール」をクリックします。
個人情報ツール画面の「データ取込」タブを選択し、「データ取込」をクリックします。
個人情報取込画面が表示されるので、Excelファイルから各項目のデータをコピー&ペーストで登録します(※)。なお、貼り付けをする際は必ず「値として貼り付け」します。
※取り込み元Excelファイルと個人情報取込画面の項目について並びが異なる場合は、1列ずつコピー&ペーストをおこなってください。
登録内容を確認します。住所や氏名に環境依存文字やローマ数字などの電子申請に使用できない文字が含まれている場合は、適宜シートで直接修正します。
「②チェック」をクリックします。確認のメッセージは「OK」をクリックします。
「③個人情報」をクリックし、確認のメッセージは「OK」で進み、台帳の個人情報へデータを登録します。
事業所ファイル画面から「個人情報」をクリックし、登録内容を確認します。70歳以上被用者の設定など、取り込み対象となっていない項目を適宜入力していきます。なお、個人情報を複数人まとめて編集したい場合は、こちらのページをご確認ください。
給与データ画面にも取り込みをおこなった個人情報を登録しておきます。事業所ファイル画面の「給与データ」をクリックします。
給与データに全く登録がない状態で「ツール」をクリックすると、「給与データに～個人情報のデータをすべて登録しますか？」とメッセージ(※)が表示されるので、「OK」をクリックして取り込みます。
※メッセージが表示されない場合は、こちらのページに記載されている手順にて、登録をお願いします。