Q.お問い合わせ内容
「有給カレンダー」で社員情報を入力し、1日も有給休暇を取得していない従業員は有給残日数を入力せず登録しました。
在職年数に応じて有給の残日数が表示されるはずですが、「現在残」欄が正しく表示される従業員とそうでない従業員が混在しています。
なお、社員情報の登録は、フォームからの入力とシート入力の両方を試しましたが、いずれも「現在残」に前年付与分が含まれません。
例：比例区分「一般」、勤続年数6.5年以上の社員が前年に1日も有給を利用していない場合、正しくは「40」で表示されるべきところ「20」と表示される
A.回答
会社情報の「登録開始年月」が「本年の1～12月」である場合、上記の事象が起きることを確認しております。
また、在職年数が比較的短い方で「現在残」の最大値が「40」でない従業員にも、同様の事象が起きる可能性があります。
例：「本年」が2024年の場合
正しい「現在残」にするには「手動で有給残日数を変更する」か「再度初期設定をおこなう」必要がございます。
それぞれの手順について、下記をご確認ください。
手動で有給残日数を変更する場合
- 「社員情報」をクリックします。
- 従業員を選択し、「項目編集」をクリックします。
- 「有給日数登録」欄の「登録日付(任意の日付)」「有給残日数」「有給残のうち前年繰越日数」を入力し「登録」をクリックします。
※「登録日付」以前の有給取得日数は反映されません。
- 「登録」をクリックし、変更内容をシート上に反映します。
再度初期設定をおこなう場合
再度初期設定をおこない、「登録開始年月」を「前年の1～12月」の範囲内で登録をすることで、有給残日数を前年分も自動で集計することが可能です。
なお以下手順は「本年：2024年」「前年：2023年」の場合としてご案内しております。
※注意※
- 再度初期設定をおこなう場合は、これまで登録したデータを引き継ぐことができないため、会社情報や従業員情報も登録しなおす必要があります。
- 有給消化がない年は付与日数がすべて繰り越されます。
- 有給カレンダーでデータを保持できるのは、登録開始年月日から6年分です。登録開始年月を「本年」とした場合と比べて1年早く「更新」が必要になります。
「更新」の詳細は有給カレンダーマニュアル(21ページ)をご確認ください。
- 「有給カレンダー」のアイコンを右クリックし「ファイルの場所」を開きます。
- 「有給データ」フォルダを開きます。
- 事業所のフォルダの「名前の変更」をし「×」で閉じます。
※例：「株式会社セルズ」→「1株式会社セルズ」など任意の名前に変更をします。
- 「有給カレンダー」を開きます。
- 「クリア」をクリックし、メッセージが表示されたら「はい」で進みます。
- 「会社情報」をクリックし、「登録開始年月」を「前年の１～12月」の範囲内で登録し、その他必要な情報を入力し「登録」をします。
- 年を「本年」に変更し、社員情報の登録をおこないます。