更新日：2025年12月25日
「日々の業務に追われる中、申請後の公文書の管理まで手が回らない…」
「できるだけ手間をかけず、効率よく公文書を扱いたい…」
そんなふうに感じることはありませんか？
このページでは、電子申請後の公文書に関する閲覧・保存の方法と、より便利にご利用いただくためのサービスをご紹介いたします。
公文書の閲覧について
台帳から電子申請をおこなった際、行政機関より発行される公文書は、「申請データ一覧」画面より閲覧いただけます。
公文書は、Cellsドライブ(クラウド)上で保管され、保守契約が有効な期間中に限り、発行から1年間は閲覧可能です。
ただし、公文書の発行から1年が経過すると、申請データ一覧の「公文書」や「コメント」のボタンをクリックしても、内容は表示されません。
つまり、1年を過ぎた時点で公文書は閲覧できなくなるため、必要な場合は事前に対応が必要です。
1年を過ぎても公文書を確認したい場合は、次の章でご案内するいずれかの対応をお願いいたします。
申請データ一覧＞1年経過後にクリックした時の表示メッセージ
公文書の保存と対応方法について
長期的な確認に備えて、以下のいずれかの方法で保存・管理が必要です。
①ご自身のパソコン等に保存する
公文書の保管期限(1年間)を過ぎる前に、ご自身のパソコンや外部ストレージ等に手動でダウンロード・保存しておく方法です。
操作方法は「電子申請送信後のデータ管理操作マニュアル 21ページ」をご確認ください。
ご注意
- 社会保険の公文書などはxmlファイル形式のため、Edgeブラウザで1件ずつ表示しながら手動操作が必要です。そのため作業負担が大きくなる場合があります。
- 「Internet Explorer モードで再読み込み」ボタンが表示されない場合、表示方法に工夫が必要です。
対応方法は「【パスワード提供】公文書閲覧時「Internet Explorerモードで再読み込みする」ボタンが表示されない」記事内の下部に掲載している「対処法」をご確認ください。
②長期保存サービスを利用する(台帳の保守契約有料オプション)
保守契約の有料オプションサービスとして「長期保存サービス」にご加入いただくことで、公文書を「申請データ一覧」画面から継続的に閲覧できるようになります。
詳細は「電子申請データ 長期保存サービス」をご確認ください。
特徴
- 長期保存サービス契約期間中であれば、いつでも申請データ一覧からワンクリックで閲覧可能！
- 社会保険の公文書は、ソフト内で自動的にHTML形式へ変換されるため、Edgeの設定や閲覧手順に悩まされることなく、簡単・スムーズに表示可能です。
申請件数の多い事務所様や、公文書の長期的な閲覧・再確認が想定される場合には、非常に効率的な方法です。
【比較まとめ】
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①ご自身のパソコン等に 保存する |
②長期保存サービス | |
| 『台帳』申請データ一覧での閲覧期間 | 1年間 | 長期保存サービス契約期間中 |
| 費用(※) | 台帳保守契約 | 台帳保守契約 ＋ 長期保存サービス |
| 公文書の保存・閲覧 |
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| 作業効率 | △ | ◎ |
※具体的な費用は「製品一覧」よりご確認ください。
いずれの方法も、将来的な確認に備え「公文書をいつでも見られる状態にしておく」ための工夫です。
業務効率化と保管の手間最小限化のために、「長期保存サービス」をおすすめします。