Q.お問い合わせ内容
e-Govから「[e-Gov]取得期限が近づいている公文書のお知らせ」という件名のメールが届きました。『台帳』では既に公文書を確認しているため心当たりがないのですが、なぜこのようなメールが届くのでしょうか。
A.回答
原因等
「[e-Gov]取得期限が近づいている公文書のお知らせ」のメール本文に記載された手続きについて、e-Gov側の状況が「審査終了」のままになっていることが原因と考えられます。
まず、『台帳』で公文書の閲覧や保存、公開(アップロード)などの操作をおこなうと、e-Gov側に既読の情報が送られます。その情報を元に、e-Gov側では公文書が取得されたと認識し、状況が「手続終了」に変わる仕組みです。
しかしながら、e-Govの通信障害やサーバーメンテナンス、アクセス集中によるアクセス制限がかかっているなどの影響で、e-Gov側へ既読情報が届かない場合は、e-Govの状況が「手続終了」には変わりません。
対応方法
e-Govからメールが届いた手続きを「手続終了」とするためには、以下の操作をお願いします。
- 電子申請データ一覧にて、手続きの状況が「審査終了」であるかどうかを確認します。
- 詳細フォーム内／公文書の「表示」「フォルダ」「保存」のいずれかをクリックしてから改めて「個別更新」をおこないます。
- 申請データ一覧を一旦閉じてから、改めて開き直したうえで、一覧上の反映状況を確認します。
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