電子申請の進捗を確認し、公文書を取得する方法 – 台帳サポートサイト - 株式会社セルズ

このページでは、台帳からおこなった電子申請の進捗を確認したり、行政機関から発行された決定通知等(公文書)を取得して顧問先に送付する方法を案内します。

送信後の電子申請データの流れ

台帳から電子申請を送信すると、データがe-Govサーバーを経て提出先に到達し、審査が終了すると再度e-Govサーバーを経て台帳に行政機関からの決定通知等(公文書)やコメントが届きます。

電子申請データを送信してから公文書が発行されるまでの流れと台帳の状況表示は以下の通りです。

台帳の状況表示	申請データの状態
未送信	申請データが送信されていない状態
送信待機	データの送信を待機している状態
送信済	データをe-Govサーバーへ送信した状態
到達	e-Govサーバーにデータが到達した状態
審査中	行政機関で処理をおこなっている状態
審査終了	行政機関で審査が終了し、公文書が取得できる状態
手続終了	公文書を取得した状態

台帳では、電子申請一覧画面の「状況」欄がデータの状況に応じて上記の通り変化していきます。

なお、上記の状況が変化するまでの時間は、e-Govサーバーの混雑状況や台帳からの電子申請件数、手続きにより異なります。電子申請が集中する繁忙期(3~4月や6~7月)は通常期より状況変化に時間がかかる傾向にあります。

数日たっても状況が変わらない場合は、「電子申請の状況が変わらない場合の対処法」をご確認いただき、状況の更新をお願いします。

電子申請の進捗を確認する方法

台帳から電子申請したデータの進捗は、以下の手順で確認ができます。

台帳のトップ画面または事業所ファイルの画面(※)で、Excelリボンメニューにある「Cellsドライブ」をクリックします。
※どちらの画面から電子申請データ一覧画面を開くかにより、以下の通り表示されるデータが異なります。
台帳のトップ画面から開いた場合：全事業所の電子申請データ
事業所ファイルの画面から開いた場合：その事業所のみの電子申請データ
Excelリボンメニューの「申請データ一覧」をクリックします。従業員利用認証が表示されたら、IDとパスワードを入力してログインします。
電子申請データ一覧画面が表示されるので、一覧の状況欄を確認します(※)。数日たっても状況が変わらない場合は、「電子申請の状況が変わらない場合の対処法」をご確認いただき、状況の更新をお試しください。
※「トークンの有効期限が切れています。リボンの【電子申請データ一覧】タブの「トークン取得」ボタンから取得してください。」と表示される場合は、こちらのページをご確認いただき、トークン取得の操作をおこなってください。

電子申請データ一覧画面でできること

電子申請データ一覧画面では、電子申請データの進捗確認のほか、電子申請の送信や案件の検索などをおこなうことができます。また、電子申請データ一覧右側の「詳細」をクリックすると、申請したデータ内容などの確認ができます。

電子申請データ一覧画面の主な機能

区分	項目名	機能説明
A	終了以外	状況が「手続終了」「手続終了(取下げ済み)」以外の申請データを表示します。
A	未送信	状況が「未送信」のデータのみを表示します。
A	公文書未読	公文書またはコメントが取得されていない案件のみを表示します。
B	詳細(Excelリボン)	到達番号や手続き名等、条件を指定して申請データを抽出して表示します。抽出方法について、詳細はこちらのページをご覧ください。
C	全件	すべての申請データを表示します。最大300件表示が可能です。300件を超える場合は「詳細」で条件を指定して案件を絞り込み表示します。
D	送信	未送信の電子申請データを送信します。
E	更新	電子申請データ一覧の状況を更新します。
F	印刷	表示されている電子申請データ一覧を印刷します。
G	初期設定	電子申請データ一覧画面に最初に表示させるデータの条件(※)を設定します。 ※状況と日時が指定できます。
H	トークン取得	e-Govアカウントと紐づけをしてトークンを発行します。
I	終了	電子申請データ一覧画面を閉じます。
J	申請データ情報	作成日や提出先、申請内容が表示されます。
K	到達番号	e-Govに到達した際に付与される到達番号が表示されます。到達番号は行政機関へ問い合わせをする際に必要になります。
L	状況	申請データの状況が表示されます。
M	公文書	公文書やコメントが発行された場合やエラーになった場合はこの欄にボタンが表示されます。
N	処理日	詳細画面で登録した印刷・公開・その他処理の内容が表示されます。詳細はこちらのページの「電子申請データの詳細を確認する方法」をご覧ください。
O	詳細(一覧画面)	クリックすると各申請データの詳細画面が表示されます。詳細はこちらのページの「電子申請データの詳細を確認する方法」をご覧ください。

公文書やコメントを確認・送付する方法

行政機関の審査が終了すると、公文書やコメントが発行されます。以下の手順で確認・公文書の保存をお願いします。

公文書やコメントの確認方法

台帳を起動してExcelリボンメニューの「Cellsドライブ」をクリックし、「申請データ一覧」をクリックします。
行政機関から公文書やコメントが発行されている場合、各案件の公文書欄に「公文書」や「コメント」のボタンが表示されます(※1)。クリックすると、公文書が開くので内容を確認します(※2)。なお、社会保険の公文書やコメントは、Microsoft EdgeのInternet Explorerモードで開く必要があります。設定方法について、詳細はこちらのページをご確認ください。
※1 一部公文書やコメントが発行されない手続きがあります。(国民年金第3号被保険者届、賞与不支給報告書など)
※2 「トークンの有効期限が切れています。リボンの【電子申請データ一覧】タブの「トークン取得」ボタンから取得してください。」と表示される場合は、こちらのページをご確認いただき、トークン取得の操作をおこなってください。

公文書の送付方法

発行された公文書は、顧問先に送付します。このページでは送付方法として

印刷して郵送する場合
公文書データをメールで送付する場合
Cellsドライブの公文書アップロード機能を利用する場合

についてご案内します。

印刷して郵送する場合

公文書は、以下の手順で印刷が可能です。なお、雇用保険と社会保険で印刷方法が異なります。

雇用保険(PDFファイルで確認)の場合

公文書やコメントの確認方法の手順で、公文書を開きます。
公文書がPDFファイルで開きます。画面のプリンターマークから各PDFファイルを印刷します。

社会保険(Microsoft Edgeで確認)の場合

公文書やコメントの確認方法の手順で、公文書を開きます。なお、社会保険の公文書はMicrosoft EdgeのInternet Explorerモードで開く必要があります。開く方法はこちらのページをご確認ください。
公文書の画面を右クリックし、表示されたメニュー画面の「印刷プレビュー」をクリックします。
印刷プレビュー画面が開きます。適宜拡大/縮小にて倍率を変更してレイアウトを整え「印刷」をクリックして印刷します。

公文書データをメールで送付する場合

公文書をデータとしてメールで送付する場合は、以下の手順で公文書をデータとしてパソコンに保存します。なお、雇用保険と社会保険で保存方法が異なります。

雇用保険(PDFファイルで確認)の場合

公文書やコメントの確認方法の手順で、公文書を開きます。
公文書がPDFファイルで開きます。画面左上の「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。パソコンなどの任意の場所にファイルを保管し、メールなどに添付して送付します。

社会保険(Microsoft Edgeで確認)の場合

公文書やコメントの確認方法の手順で、公文書を開きます。なお、社会保険の公文書はMicrosoft EdgeのInternet Explorerモードで開く必要があります。開く方法はこちらのページをご確認ください。
公文書の画面を右クリックし、表示されたメニュー画面の「印刷プレビュー」をクリックします。
印刷プレビュー画面が開きます。画面左上のプリンターマークをクリックし「Microsoft Print to PDF」などのPDF変換プリンターを選択し、「保存」をクリックします。パソコンなどの任意の場所にファイルを保存し、メールなどに添付して送付します。

Cellsドライブの公文書アップロード機能を利用する場合

公文書アップロード機能とは、台帳の電子申請データ一覧画面から公文書を事業所マイページ(顧問先専用サイト)に公開する機能です。顧問先は事業所マイページに専用IDとパスワードでログインし、公開された公文書を確認することができます。

台帳からそのまま公文書を公開することで、郵送やメール送付の負担を軽減することができます。公開した公文書は4年間Cellsドライブで保管が可能です。公文書アップロード機能の利用について、詳細は以下のマニュアルをご覧ください。

社労士事務所用の設定マニュアルはこちら
顧問先用の操作マニュアルはこちら

公文書を保存する方法

台帳から電子申請して発行された公文書やコメントは、取得した日から1年が経過すると自動で削除されます。1年を超えて公文書を保管したい場合は、以下の手順でパソコンや記録媒体などにデータの保存をお願いします。

なお、次回保守契約時に台帳のオプション「長期保存サービス」をお申し込みいただいた場合、1年経過後も公文書などをCellsドライブ上で保存することが可能です。詳細については、こちらのページをご確認ください。

保存方法

台帳を起動し、Excelリボンメニュー「Cellsドライブ」をクリックして「申請データ一覧」を開きます。
公文書を保存したい申請データの「詳細」をクリックします(※)。
※「トークンの有効期限が切れています。リボンの【電子申請データ一覧】タブの「トークン取得」ボタンから取得してください。」と表示される場合は、こちらのページをご確認いただき、トークン取得の操作をおこなってください。
公文書欄にある「保存」をクリックします。
フォルダーの参照画面が表示されたら、保管場所を選択して「OK」をクリックします。「新しいフォルダーの作成」をクリックして保管用のフォルダを新たに作成することも可能です。
「公文書を保存しました。」のメッセージは「OK」で閉じ、公文書が保管されているかを確認します。

電子申請がエラーとなった・電子申請の状況が変わらない場合

以下では、電子申請後の操作に関して特によくあるお問い合わせについて対処法をご案内します。

電子申請がエラーとなった場合の対処法

電子申請データ一覧画面の状況欄に「エラー」が表示された場合は、以下の手順でエラー内容をご確認いただき、再度申請をおこなってください。一度送信したデータを修正して再申請はできません。最初から電子申請データを作成しなおして再申請をお願いします。

台帳を起動しExcelリボンメニュー「Cellsドライブ」から電子申請データ一覧を開きます。
状況欄の「エラー」をクリックします(※)。
※「トークンの有効期限が切れています。リボンの【電子申請データ一覧】タブの「トークン取得」ボタンから取得してください。」と表示される場合は、こちらのページをご確認いただき、トークン取得の操作をおこなってください。
内容を確認し、台帳の会社情報や個人情報のエラー箇所を修正します。再度電子申請データを作成しなおして送信をおこなってください。なお、エラーの内容が不明な場合は、Q&Aサイトなどをご確認いただくか、セルズサポートセンターへお問い合わせください。Q&Aサイトの確認方法やサポートセンターのお問い合わせ方法について、詳細はこちらのページをご覧ください。

電子申請の状況が変わらない場合の対処法

申請データの送信後、かなり時間が経っているのに状況が到達や審査中のままかわらない
公文書やコメントをクリックしても「データがありません」となり取得ができない

といった場合は、以下の手順で「個別更新」によるデータの更新を案件ごとにお試しください。

台帳を起動しExcelリボンメニュー「Cellsドライブ」から電子申請データ一覧を開きます。
状況を更新したい申請データの「詳細」をクリックします(※)。　
※「トークンの有効期限が切れています。リボンの【電子申請データ一覧】タブの「トークン取得」ボタンから取得してください。」と表示される場合は、こちらのページをご確認いただき、トークン取得の操作をおこなってください。
詳細画面右上の「更新」をクリックします。詳細画面の状況経過欄に日付が表示されたかを確認します。公文書やコメントは詳細画面内の「表示」をクリックすると確認できます。

個別更新をおこなっても状況が変わらない場合

公文書は提出先行政機関での審査終了後、e-Gov側にその情報が反映され台帳に情報が届いてはじめて台帳から取得できるようになります。

そのため、提出先行政機関にお問い合わせいただいた場合に「公文書はすでに発行している」と回答が得られた案件でも、その情報がe-Gov側に反映されるまでに時間がかかり、台帳で発行できるまでに一定の時間がかかるケースもあるようです。

恐れ入りますが、個別更新をおこなっても状況が変わらない場合は、しばらく時間をおいてから再度お試しいただきますようお願いいたします。

ここまでのご案内で不明な点がある場合

台帳初期設定ガイドは以上となります。

台帳の利用についてご不明な点がある場合は、こちらのページをご覧いただき、マニュアルなどのご確認やセルズサポートセンターへのお問い合わせをお願いします。

これからも電子申請にぜひ台帳をご利用いただけますと幸いです。

台帳初期設定ガイド　目次

17.電子申請の進捗を確認し、公文書を取得する方法

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