このページでは、事業所の従業員やその扶養家族についての情報を台帳へ登録する方法について案内します。
目次
従業員情報の登録場所
従業員情報は、事業所ファイルの「個人情報」で登録をおこないます。台帳では、個人情報に登録した内容を利用して各種手続きデータを作成します。なお、個人情報は事業所ファイルごとに登録をおこないます。
個人情報の新規作成方法
- 台帳から事業所ファイルを起動して「個人情報」をクリックします。
個人情報を開く際に「オートメーションエラー」が表示される場合
こちらのページをご確認いただき、必要なプログラムをダウンロードのうえ個人情報の登録をおこなってください。 - 個人情報画面が表示されたら、画面上部の「新規」をクリックします。
- 氏名、フリガナ、入社年月日、健保No(未定の場合は「クリア」をしておきます)を入力し、「登録」をクリックします。なお、フリガナは半角で入力します。
- この入社年月日を社保取得日と雇保取得日にも登録しますか？」と表示されます。社保・雇保取得日に登録したい場合は「はい」を、登録しない場合は「いいえ」をクリックします。
- 各項目を入力します(入力内容については個人情報の登録内容をご覧ください)。入力が完了したら、画面右上の「×」をクリックして個人情報画面を閉じ、内容を登録します。
個人情報を複数人まとめて登録したい場合
上記の手順では1人ずつ個人情報をおこないますが、事業所ごとに個人情報を複数人まとめて登録することも可能です。詳細はこちらのページをご確認ください。
個人情報登録時の注意点
電子申請をおこなう場合、個人情報への登録にあたって以下の事項についてご確認をお願いします。
利用できる文字の制限について
「﨑」や「髙」の環境依存文字など、e-Govで利用できない文字(以下「使用できない文字の例」参照)を登録した場合、電子申請時にエラーになる可能性があります。そのため、利用できない文字については常用漢字など、使用できる文字に置き換えて登録をおこなうようお願いします。(なお、常用漢字で置き換えた場合、台帳から印刷して出力した帳票も常用漢字で表示されます。)
使用できない文字の例
下記は一例です。使用できない文字の一覧はe-Govホームページ「入力可能な文字について」をご確認ください。
| ローマ数字 | Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ Ⅴ Ⅵ Ⅶ Ⅷ Ⅸ Ⅹ など |
| 環境依存文字 | 髙 﨑 𠮷 栁 など |
| 記号 | ① ～ ％ ＃ ｛｝ ￥ など |
| 半角カタカナ | ｱｲｳｴｵ … |
文字数制限について
手続きによって文字数に制限があります。外国人の氏名が長い場合などは、省略して登録をおこなうようお願いします。詳細は外国人の登録方法をご確認ください。
個人情報の登録内容
以下の項目(タブ)ごとに、従業員の情報を個人情報へ登録します。
1.基本情報タブ
従業員の基本情報を登録します。
各項目の登録内容
項目名に(任意)の表示がある場合は、空欄でもかまいません。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 氏名/ﾌﾘｶﾞﾅ | 従業員の氏名とフリガナを姓と名に分けて入力します。フリガナは必ず半角で入力します。 |
| 社員No | 事業所で使用している従業員の社員Noを入力します。社員Noは数字6桁まで登録が可能です。アルファベット、文字、記号は登録はできません。 |
| 健保No | 従業員の健保No(被保険者整理番号)を入力します。 |
| 性別 | 性別を「▼」をクリックしてリストから選択します。 |
| 種別 | 厚生年金の種別を「▼」をクリックしてリストから選択します。 |
| 労保区分/雇保区分 | 常用労働者、役員など従業員の雇用形態にあわせて、会社情報の労働保険タブに登録した労災区分・雇保区分を入力します。「区分」をクリックすると、会社情報で登録した内容が確認できます。 |
| 生年月日 | 「▼」をクリックし、従業員の生年月日をカレンダーから選択します。 |
| 入退社年月日 | 「▼」をクリックし、入社(退社)年月日をカレンダーから選択します。 |
| 社会保険関係 取得日/喪失日 ※社保加入の場合のみ |
「▼」をクリックし、社会保険の資格取得日(喪失日)をカレンダーから選択します。「取得日(喪失日)」をクリックすると、「入社日(退社日)」に記載の日付(喪失日の場合は退社日の翌日)が入力されます。 |
| 雇用保険関係 取得日/離職日 ※雇保加入の場合のみ |
「▼」をクリックし、雇用保険の資格取得日または離職日をカレンダーから選択します。「取得日(喪失日)」をクリックすると、「入社日(退社日)」に記載の日付が入力されます。 |
| 基礎年金番号 | 基礎年金番号を「4桁-6桁(半角)」形式で入力します。 |
| 雇用保険番号 | 雇用保険の被保険者番号を「4桁-6桁-1桁(半角)」形式で入力します。 |
| 週所定労働時間 | 従業員の1週間の所定労働時間を「○○:○○」形式で入力します。 |
| 離職理由 ※離職の場合のみ |
従業員が退社した場合に、離職理由を「▼」をクリックしてリストから選択します。入力した内容が雇用保険資格喪失届作成データに反映されます。リストに該当する理由がない場合は直接入力してください。 |
| 被保険者状況 ※該当する場合のみ |
従業員の状況を以下の「▼」をクリックしてリストから選択します。 ・海外勤務者(介護保険適用除外 ) ・育児休業者、産前産後休業者(社会保険免除) ・特定第二号被保険者(介護保険負担有) ・短期雇用特例被保険者 |
| マイナンバー | 従業員のマイナンバー(個人番号)を入力します。なお、入力にはCellsドライブの従業員アカウントが必要です。また、入力方法についてはこちらのページをご確認ください。 |
| 標準報酬月額(現在) | 以下の手順で「現在」欄に標準報酬月額と改定年月を入力します。 (1)報酬月額：報酬月額を円単位で入力 (例)30万円：300000 (2)「↓」をクリックし、「健保」「厚年」に等級を登録 (3)改定年月を「R○○/○○(半角)」形式で入力 (例)令和4年9月改定：R04/09 |
| 標準報酬月額(従前) | 標準報酬月額が変更になった際に、従前の等級を記録しておきます。 |
| 郵便番号(〒) | 住所の郵便番号を「○○○-○○○○(半角)」形式で入力します。「〒」をクリックすると住所から郵便番号を検索できます。 |
| 住所/ﾌﾘｶﾞﾅ | 住所とフリガナを入力します。「住所」をクリックすると郵便番号に応じて住所が登録されます。番地まで入力し、「Enter」キーをクリックするとフリガナが入力されます。 |
| 旧住所/変更日 (任意) |
従業員の住所が変更になった場合に、変更日と従前の住所を記録することができます。右側の「↓」をクリックすると、住所欄の内容が旧住所欄へ登録されます。 |
| 所属/職種 (任意) |
従業員の所属や職種(※)を「▼」をクリックしてリストから選択し、登録できます。 ※事前に事業所の所属または職種データの登録が必要です。登録方法はこちらのページをご覧ください。 |
2.扶養家族タブ
従業員の扶養家族情報を登録します。画面上部のリストから登録する箇所を選択し、内容を入力して「登録」をクリックしてください。
配偶者はリストの「配偶者」欄に、配偶者以外の扶養家族は「扶養者2」以降に登録をしてください。また、扶養家族を1人入力するごとに必ず「登録」をクリックをして内容の確定をお願いします。
各項目の登録内容
項目名に(任意)の表示がある場合は、空欄でもかまいません。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 氏名/ﾌﾘｶﾞﾅ | 扶養家族の氏名とフリガナを姓と名に分けて入力します。フリガナは必ず半角で入力します。 |
| 性別 | 性別を「▼」をクリックしてリストから選択します。 |
| 続柄 | 続柄を「▼」をクリックしてリストから選択します。 |
| 基礎年金番号 ※配偶者の場合のみ |
配偶者の基礎年金番号を「4桁-6桁(半角)」形式で入力します。なお、配偶者以外の扶養家族は入力不要です。 |
| 生年月日 | 「▼」をクリックし、扶養家族の生年月日をカレンダーから選択します。 |
| 認定日/抹消日 | 「▼」をクリックし、社会保険の扶養認定日(抹消日)をカレンダーから選択します。 |
| 収入等 | 扶養家族の収入を入力します。 |
| 職・学校名等 | 扶養家族の職業などを入力します。入力した内容が扶養異動届に反映されます。 |
| その他(任意) | 扶養家族の異動理由の記載など、覚書として自由にご利用ください。 |
| マイナンバー | 扶養家族のマイナンバーを入力します。入力方法についてはこちらのページをご確認ください。 |
3.社会・雇用保険関係タブ
外国人や二以上勤務者の情報など、雇用保険・社会保険関係手続きに必要な情報を登録します。
各項目の登録内容
<雇用保険関係>
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 前職の事業所 | 事業所に就職する前に勤務していた事業所名を入力します。登録した情報は雇用保険資格取得届作成時に利用します。 |
| 雇用契約期間の定めあり/期間自～至 | 有期雇用契約の場合は「雇用契約期間の定めあり」にチェックを入れ、期間を「▼」をクリックしカレンダーから選択します。 |
| 外国人 | 外国人を雇用した場合に国籍などを登録します。詳細は外国人の登録方法をご確認ください。 |
<社会保険関係>
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 短時間労働者 | 短時間労働者として社会保険に加入している場合はチェックを入れます。 |
| 70歳以上被用者 | 70歳以上被用者に該当する場合はチェックを入れます。 |
| 二以上勤務者/ 二以上勤務報酬合算額 |
二以上勤務者の場合はチェックを入れます。 二以上勤務報酬合算額には全事業所分の報酬を合計した額を半角数字(円単位)で入力します。登録方法の詳細は、こちらのページをご覧ください。 |
| 国保組合 健康保険料/介護保険料 |
国保組合に加入の場合に、保険料(※)を登録できます。 ※事前に保険料の設定が必要です。設定方法はこちらのページをご確認ください。 |
| 外国人(本人/3号) | 外国人の被保険者について、ローマ字氏名を登録します。登録内容の詳細は外国人の登録方法をご覧ください。 |
外国人、70歳以上被用者、基金・組合加入者の登録方法
外国人の登録方法
外国人の場合は、個人情報の「社会・雇用保険関係タブ」に国籍や在留カード番号、ローマ字氏名などの登録が必要です。また、ミドルネームがある場合、文字数やスペースの制限を超えないよう氏名の一部を省略して登録する必要があります。
外国人の個人情報を入力する際は、必ずこちらのページをご確認のうえ登録をお願いします。
70歳以上被用者の登録方法
70歳以上被用者に該当する場合は、以下のとおり登録が必要です。
- 個人情報「社会・雇用保険関係タブ」の「70歳以上被用者」にチェックを入れる
- 個人情報「基本情報タブ」に標準報酬月額などの情報を登録する
「70～74歳」か「75歳以上」かの年齢に応じて、登録内容が異なります。
70歳以上被用者の入力方法の詳細は、こちらのページをご確認ください。
基金・組合加入者の登録方法
健康保険組合(国保組合)や厚生年金基金に加入している事業所の場合、以下のとおり個人情報「基本情報」タブの登録をお願いします。
- 健保No：健保組合(国保組合)加入の場合、年金事務所から通知される管理番号を登録します。なお、健保No欄の入力がない場合、算定基礎届などの処理を正常におこなうことができない場合があります。
- 厚年基金番号/健保組合番号：基金又は組合から通知されている番号を登録します。
国保組合加入者の保険料登録方法
個人情報の「社会・雇用保険関係タブ」に保険料を登録することが可能です。登録方法についてはこちらのページをご確認ください。
台帳初期設定ガイド 目次
Step1 台帳を導入するにあたって(導入前～台帳が手元に届くまで)
Step2 初期設定をおこなう(台帳がインストール可能になったら)
Step3 会社や従業員情報を登録する(初期設定が完了したら)
11.従業員情報の登録方法
15.マニュアル等の確認とサポートセンターへのお問い合わせ方法