マイナンバーの登録方法 – 台帳サポートサイト - 株式会社セルズ

このページでは、台帳に事業所従業員のマイナンバー(個人番号)を登録する方法を案内します。マイナンバーの登録は、事業所ファイルに個人情報を登録してからおこないます。

マイナンバー登録の事前準備

マイナンバーはCellsドライブ上に登録されます。そのため、登録をおこなう前にCellsドライブについて以下の設定が必要です。

Cellsドライブツールのインストール
従業員アカウントの発行
事業所アカウントの作成

1.Cellsドライブツールのインストール

台帳でCellsドライブ機能を利用するためには、Cellsドライブツールのインストールおよびアクセスキーの設定が必要です。まだインストールがお済みでない場合は、こちらのページにある「Cellsドライブツールをインストールし、アクセスキーを設定する」をご覧いただき、設定をお願いします。

Cellsドライブツールは台帳を利用するパソコンごとにインストールが必要です。なお、アクセスキーの設定は一度おこなえば別パソコンでの設定は不要です。

2.従業員アカウントの発行

マイナンバーの登録時には、Cellsドライブの従業員アカウント発行時に設定するIDとパスワードを入力して、従業員利用認証をおこなう必要があります。こちらのページにある「Cellsドライブの従業員アカウントを作成する」をご覧いただき、マイナンバーを登録するスタッフごとに従業員アカウントの発行をお願いします。

3.事業所アカウントの発行

台帳でマイナンバーを登録し、その取り扱い履歴を正確に管理(※)するには、以下の手順にてCellsドライブの事業所アカウントを登録しておく必要があります。以下の手順にて、事業所ファイルごとに事業所アカウントの発行をお願いします。

※事業所アカウントを登録した場合、こちらのページにある「マイナンバー取扱状況記録簿」が事業所ごとに作成できます。

登録方法

台帳を起動してExcelリボンメニューの「Cellsドライブ」をクリックし、「マイページ」をクリックします。
Cellsドライブマイページのログイン画面が表示されたら、IDとパスワードを入力してログインします。
管理設定メニューの「事業所アカウント」をクリックします。
「事業所アカウント追加」をクリックします。
「事業所ID(※) 」「事業所名(※)」「パスワード」を設定し、「確認画面へ」をクリックします。
※設定時の注意点は下記事業所アカウント発行時の注意点をご確認ください。

事業所アカウント発行時の注意点
・事業所IDは、事業所になじみがあり、覚えやすいものを設定することをおすすめします。(Cellsドライブの顧問先マイページ機能ご利用の際に、顧問先担当者がログインするためのIDとパスワードとして使用する可能性があるため)

・「事業所名」は、必ず台帳事業所ファイルの「会社情報基本データタブ」に登録の「会社名」と同じ名前を入力してください。
内容を確認し、「追加する」をクリックします。
作成した事業所IDを台帳の事業所ファイルに登録します。該当の事業所ファイルを開き、「会社情報」をクリックします。
Cellsドライブタブを選択し、「アカウント情報取得」をクリックします。従業員利用認証画面が表示された場合は、従業員アカウントで設定したIDとパスワードを入力してログインします。
該当の事業所IDをプルダウンリストから選択し、「登録」をクリックします。
会社情報を「×」で閉じます。
事業所ファイルごとに上記4～9を繰り返し、事業所アカウントの登録をおこないます。

個人情報へのマイナンバー登録方法

事前準備が完了したら、個人情報へマイナンバーを登録します。マイナンバーの入力方法は、1人ずつ個別に入力する方法と一覧表形式で複数人まとめて入力する方法の2通りがあります。

1人ずつ個別に入力する方法

台帳から事業所ファイルを起動します。
「個人情報」をクリックし、左側の一覧からマイナンバーを登録したい従業員を選択します。
基本情報タブのマイナンバー欄にある「認証・更新」をクリックします。従業員利用認証画面が表示されたらIDとパスワードを入力してログインします。
入力画面が表示されたら、被保険者(従業員本人)と扶養家族のマイナンバーを入力します。
入力が完了したら「更新」をクリックします。
個人情報のマイナンバー欄にアスタリスクが表示されていれば、マイナンバーの入力は完了です。

一覧表形式で複数人まとめて入力する方法

マイナンバーをExcelシートで複数人まとめて入力する方法です。別のExcelファイルからコピー&ペーストでマイナンバーを登録することも可能です。

台帳から事業所ファイルを起動します。
「個人情報」をクリックし、右上の「マイナンバー一覧登録」をクリックします。従業員利用認証画面が表示されたらIDとパスワードを入力してログインします。
「抽出」をクリックし、従業員の抽出条件を選択してフォーム上の「抽出」をクリックします。
従業員一覧が表示されるので、マイナンバー欄に数字を入力していきます。別のExcelからコピー&ペーストして登録も可能です。その際は必ず「値として貼り付け」をおこなってください。
入力が完了したら「更新」をクリックし、さらに画面上のフォーム上の「更新」をクリックします。確認メッセージは「OK」で進みます。
「更新しました。」のメッセージが出たら「OK」をクリックし、「閉じる」で入力画面を終了します。
個人情報のマイナンバー欄にアスタリスクが表示されていれば、マイナンバーの入力は完了です。