このページでは、社会保険の資格取得届を例に、台帳で登録したデータを利用して電子申請をおこなう方法を案内します。
目次
・電子申請データの作成方法(社会保険資格取得届・様式記入方式)
台帳でおこなう電子申請の種類について
台帳でおこなう電子申請には「様式記入方式」と「CSV方式」があります。基本的には様式記入方式またはCSV方式どちらかのみで申請となりますが、以下の手続きについてはどちらの方式でも電子申請が可能です。
- 社会保険資格取得・喪失届
- 雇用保険資格取得・喪失届 ※離職票ありの場合は様式記入方式のみ対応
- 被扶養者異動届
以下の各方式の特徴をご確認いただき、状況に応じてご希望の方式で申請をおこなってください。
| 方式 | 特徴 |
|---|---|
| 様式記入方式 | ・紙の様式と同じレイアウトのため、入力内容が確認しやすい ・電子申請の進捗や公文書を1人ずつ管理が可能 ・1名ずつデータ作成して申請が必要 ・社会保険資格取得届の場合、健保Noが指定できない |
| CSV方式 | ・複数人まとめて申請が可能 ・社会保険資格取得届の場合、健保NOを指定することができる ・紙の様式と異なるレイアウトのため、作成には慣れが必要 ・電子申請の進捗が複数人まとめての管理になる |
様式記入方式のデータ作成画面
CSV方式のデータ作成画面
以下では、利用頻度が高くデータ作成が簡単な様式記入方式の社会保険資格取得届を例に、電子申請データの作成・送信方法を案内します。
電子申請データの作成・送信方法(社会保険資格取得届・様式記入方式)
データ作成の前に
- こちらのページにある電子申請に必要な設定を完了してから、データの作成をお願いします。
- 事前に、電子申請をする事業所の会社情報と従業員情報のご登録をお願いします。
- 資格取得届申請時に健保NO(被保険者整理記号)を指定したい場合は、CSV方式での申請が必要です。以下をご確認いただき、CSV方式でのデータ作成をお願いします。
電子申請データの作成手順
- 台帳を起動し、資格取得届を作成したい事業所ファイルを開きます。
- 画面右上「処理ファイルの読込」欄の「全ての処理ファイル」をクリックします。
- 左側グループの「得喪・社会保険」をクリックし、右側のリストから「取得関係」を選択して「開く」をクリックします。
- 取得関係画面の「社会保険関係」欄にある「資格取得届(※)」をクリックします。Cellsドライブの従業員利用認証が表示されたら、IDとパスワードを入力してログインします。
※マイナンバーを利用しない外国人の場合、資格取得届を作成する前に「ローマ字氏名届」を作成することが必要です。作成方法についてはこちらのマニュアル7ページをご確認ください。
- 資格取得届作成画面が開きます。「被保険者選択」をクリックしてリスト(※)から今回申請をおこなう被保険者をクリックします。
※リストには当初、個人情報の社会保険資格取得日に直近60日間の日付が登録されている被保険者が表示されます。該当の被保険者が表示されない場合は、「直近日数」を変更するか、「在職者」に表示を切り替えてご確認ください。
- 選択した被保険者の情報が画面に表示されます。必要事項を画面上で適宜直接入力・修正して申請データを作成します。なお、様式記入方式で電子申請できるのは1名分のみです。複数名まとめて申請したい場合は、こちらのマニュアルをご覧いただき、CSV方式で電子申請をおこなってください。
- 「e-Gov」をクリックします。添付ファイル(※)やローマ字氏名届(マイナンバー入力をしない外国人の場合)がある場合は、それぞれの欄の「追加」をクリックし、ファイルを追加します。
※氏名に環境依存文字が含まれていたり、外国人で氏名が長すぎて省略して登録している場合は、「One Shot PDF」機能を使って正しい氏名を連絡いただくのが便利です。詳細はこちらのページをご覧ください。
- 「データ作成」をクリックします。「電子申請のデータを作成しますか？」とメッセージが表示されたら「はい」をクリックします。
- 「作成しました。フォームを閉じて作成したデータを作成しますか？」のメッセージが表示されたら「はい」をクリックすると、電子申請データ一覧画面が表示されます。Excelリボンメニューの「送信」をクリックします(※)。
※「トークンの有効期限が切れています。リボンの【電子申請データ一覧】タブの「トークン取得」ボタンから取得してください。」と表示される場合は、こちらのページをご確認いただき、トークン取得の操作をおこなってください。
- 作成した電子申請データを選択し「申請する」をクリックします。
- 「選択したデータを申請しますか？」のメッセージが表示されたら、「はい」をクリックします(※)。電子申請データ一覧の状況が「送信待機」となったことを確認したら、Excelリボンメニューの「終了」をクリックします。
※電子証明書が複数インストールされている場合は、「はい」をクリックしたあとに証明書の選択画面が表示されるので、使用したい証明書をダブルクリックで選択します。
- 送信後の進捗を電子申請データ一覧画面で随時確認します。電子申請の進捗の確認や公文書の取得方法について、詳細はこちらのページをご覧ください。
電子申請データの詳細を確認する方法
作成したデータの内容を電子申請データ一覧画面から以下の手順で確認することが可能です。
- 台帳のトップ画面で、Excelリボンメニューにある「Cellsドライブ」をクリックします。
- Excelリボンメニューの「申請データ一覧」をクリックします。従業員利用認証が表示される場合はIDとパスワードを入力してログインします。
- 詳細を確認したい電子申請データの「詳細」をクリックします(※)。
※「トークンの有効期限が切れています。リボンの【電子申請データ一覧】タブの「トークン取得」ボタンから取得してください。」と表示される場合は、こちらのページをご確認いただき、トークン取得の操作をおこなってください。
- 詳細画面でデータの確認や控えの印刷、取下げ処理などがおこなえます。各項目については以下の「詳細画面の主な機能」をご覧ください。
詳細画面の主な機能
| 区分 | 項目名 | 機能説明 |
|---|---|---|
| A | 申請手続情報 | 事業所名や提出先、手続名、到達番号が確認できます。特に到達番号は行政機関へ問い合わせをする際に必要になります。 |
| B | 状況・状況経過 | 申請データの状況が確認できます。状況経過には台帳が状況更新したタイミングで取得した日時(※)が表示されます。あくまでも状況経過の参考日時としてご確認ください。 ※e-Govの混雑状況やメンテナンスにより、「審査中」の日時が入らない場合があります。 |
| C | コメント | 表示：行政から発行されたコメントの表示ができます。 フォルダ：コメントのフォルダが開きます。 |
| D | 申請データ情報 | データ作成日時や送信番号などが確認できます。 |
| E | 表示 | 作成した電子申請データを表示できます。電子申請データはMicrosoft EdgeのInternet Explorerモードで開く必要があります。設定方法について、詳細はこちらのページをご確認ください。 |
| E | フォルダ | 送信する電子申請データのファイルが表示できます。 |
| E | 控印刷 | A4用紙に申請の概要を印刷できます。 |
| E | 取下げ | 送信した申請データについて、取下げができます。取り下げ方法について、詳細はこちらのページをご覧ください。 |
| E | 更新 | 電子申請データの状況を更新できます。 |
| F | 公文書 | 表示：公文書を表示できます。 フォルダ：公文書のフォルダを開きます。 保存：公文書をパソコンに保存します。詳細はこちらのページの「公文書を保存する方法」をご覧ください。 |
| G | 処理 | 以下の項目にチェックを入れて「登録」をクリックすると電子申請データ一覧画面に日付と処理内容が表示されます。 印刷：印刷処理をした日が登録できます。 公開(アップロード)：公文書をCellsドライブで公開した日が登録できます。 その他：メモなどを記載して記録できます。 |
その他手続きの電子申請データ作成方法について
各手続きのデータ作成方法について、台帳サポートページにマニュアルをご用意しております。社会保険資格取得届以外の手続きについても、こちらのマニュアル一覧ページからマニュアルを確認し、電子申請をおこなってみましょう。
台帳初期設定ガイド 目次
Step1 台帳を導入するにあたって(導入前～台帳が手元に届くまで)
Step2 初期設定をおこなう(台帳がインストール可能になったら)
Step3 会社や従業員情報を登録する(初期設定が完了したら)
15.マニュアル等の確認とサポートセンターへのお問い合わせ方法
Step4 台帳で電子申請をおこなう(会社情報などの登録が完了したら)
16.台帳から電子申請をおこなう方法