台帳導入準備～電子申請実践までの流れ – 台帳サポートサイト - 株式会社セルズ

このページでは、台帳を導入した場合におこなう設定の流れや、事前に準備ができることについて案内します。

台帳で電子申請ができるようになるまでの流れ

台帳を導入後の設定と手続きの流れは以下の通りです。

1.電子証明書を取得
電子申請に必要な電子証明書を入手します。詳細については、電子証明書の取得をご確認ください。

2.台帳専用e-Govアカウントを作成
台帳専用のe-Govアカウントを作成します。詳細については、台帳専用e-Govアカウントの作成をご確認ください。

3.提出代行証明書を準備
電子申請時に添付が必要な提出代行証明書を作成し、PDFファイルにしてパソコンなどに保管しておきます。詳細については、提出代行証明書の作成・保存をご確認ください。なお、一般企業などで自社の電子申請をおこなう場合、提出代行証明書の準備は不要です。

4.台帳のインストールと初期設定
台帳をインストールし、社労士事務所の情報の登録や電子申請に必要なツールのダウンロードなどの初期設定をおこないます。

5.会社情報・従業員情報を登録
会社情報や従業員情報、従業員の賃金データなどを台帳に登録します。

6.電子申請データを作成し、送信
5.で登録した情報を利用して各手続きの電子申請データを作成し、送信します。

7.公文書を取得し顧問先へ送付
電子申請した手続きの進捗を確認し、行政から発行された決定通知などを顧問先へ送付します。

台帳導入前に準備できること

台帳をインストールする前に準備できることを案内します。適宜おこなっておくと台帳導入後、スムーズに設定をおこなうことができます。

電子証明書の取得

台帳で電子申請をおこなう際は、必ずファイル形式(ICカード形式は非対応)の電子証明書が必要です。電子証明書は発行までに時間がかかる場合があるため、事前に発行手続きをしておくことをおすすめします。なお、すでに有効な電子証明書をお持ちの場合、再取得は不要です。

1.社会保険労務士として事業所を代行して電子申請する場合

社会保険労務士用の電子証明書をご用意ください。電子証明書の発行や詳細については、以下の全国社会保険労務士会連合会会員サイトをご覧ください。

全国社会保険労務士会連合会（「セコムパスポートforG-ID社会保険労務士電子証明書」ページ）

2.一般企業において社員が電子申請する場合

一般企業において電子申請を利用する場合は、法務省にて発行される電子証明書をご準備ください。発行方法や詳細については以下の法務省ホームページをご覧ください。なお、「台帳」では、ICカード形式の証明書及びGビズIDによる電子申請の対応はしておりません。ファイル形式の電子証明書をご準備ください。

法務省ホームページ(電子証明書取得のご案内)

また、法務省のほか、民間の認証局で発行される「一般向け電子証明書」もご利用いただけます。対応可能な手続きや対応OS、諸費用などの詳細は認証局により異なりますので、各認証局にお問い合わせください。

例)「セコムパスポート for G-ID」(セコムトラストシステムズ株式会社)

※「代表取締役」タイプのほか「組織社員」用タイプを選択することができます。

台帳専用e-Govアカウントの作成

台帳(Ver11.00.00以降)から電子申請をおこなうには「台帳専用のe-Govアカウント(※)」が必要となります。こちらのページにある「注意事項/よくある質問Q＆A」をご確認のうえ、事前にe-Govアカウントを作成し、ログイン用のメールアドレスとパスワードを控えていただくことをおすすめします。

(※)すでにe-Govアカウントをお持ちの場合でも、別途台帳専用のe-Govアカウントが必要です。

確認書類の照合省略に係る申出書の提出

確認書類の照合省略に係る申出とは、雇用保険手続きの電子申請の際に、添付書類を省略することについて承認を得る際に必要となる申出です。事前に作成して所属の社労士会に提出しておくと、雇用保険の該当手続きを電子申請する際に出勤簿など確認書類の添付が省略できます。詳細については全国社会保険労務士連合会へお問い合わせください。なお、台帳からも申出書の作成が可能です。

<参考>
確認書類の照合省略に係る申出書(厚生労働省愛知労働局サイト)

提出代行証明書の作成・保存

社会保険労務士が顧問先の事業主に代わって電子申請をおこなう場合は、顧問先ごとに作成した提出代行証明書の添付が必要です。導入後に台帳から作成可能ですが、電子申請を早くおこないたい場合は、事前に作成しておき、PDF化してパソコンなどに保存しておくとスムーズです。提出代行証明書はこちらの日本年金機構のホームページよりダウンロードできます。ページ最下部の「提出代行証明書」をダウンロードしてください。